Su privacidad es muy importante para nosotros. Esta política de privacidad, en lo adelante “La Política”, describe cómo los servicios prestados por el sistema alojado en https://dentycloud.com, en lo adelante DENTY CLOUD, maneja y asegura la información que obtiene. Esta política de privacidad es parte de los Términos y Condiciones de uso de servicios de DENTY CLOUD.

ENTRE: de una parte, la empresa MEDYCORE A&J, SRL, registrada en la Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo con el registro mercantil No. 154936SD, bajo el RNC 1-31-86533-1, con domicilio en la calle 4ta A, bloque Pino E, Apto. 402, residencial Praderas Verdes, Avenida Independencia KM 11 ½, quien en lo adelante en el siguiente documento se denominará DENTY CLOUD; de la otra parte, la empresa o persona usuaria, quien en lo que sigue del presente documento se denominará USUARIO.

1. Tipos de usuarios

Existen cinco tipos de usuarios en DENTY CLOUD:

• Administrador: el usuario que se encarga de configurar y velar por el correcto funcionamiento de la clínica.
• Supervisor médico: el responsable de velar por los usuarios médicos.
• Médicos: usuario que brinda el servicio médico.
• Asistente dental: responsable de asistir a los médicos.
• Secretarias: encargadas de la información básica del sistema.

Estos perfiles vienen predefinidos en la plataforma y cada administrador puede modificarlos según la necesidad propia de su negocio.

2. Información recopilada por nuestro servicio

Cuando el USUARIO utiliza los servicios de DENTY CLOUD puede, dependiendo del servicio o funcionalidad que use, proveer información a través de:

• Escritura de datos: acción mediante la cual el USUARIO escribe o completa palabras en formularios y búsquedas.
• Carga de documentos: comprende la carga (upload) de documentos de texto, multimedia y fotografías digitales.

El uso de DENTY CLOUD por sí solo captura información de la actividad que el USUARIO realiza.

Solicitudes desde un dispositivo: cuando se navega desde un dispositivo, se envía y se solicita información desde y para el dispositivo. Esta información es necesaria para alimentar el software y satisfacer la necesidad del USUARIO. Esta información es básica en el funcionamiento de cualquier sistema en Internet, por lo tanto, se envía y se recibe información cuando:

• Se visita y navega a través de nuestros servicios.
• Se hace clic en un enlace.
• Se abre una ventana o formulario web.
• Se abre un correo electrónico habilitado para la web enviado por nosotros.

Usamos “cookies”, “web beacons”, “logs del servidor” y otras herramientas de participación para mejorar la calidad del servicio y el contenido que el USUARIO recibe. Por ejemplo, utilizamos este tipo de herramientas cuando:

• Guardamos las preferencias de los usuarios.
• Guardamos la configuración y la actividad de la sesión.

Información sobre el dispositivo y el software que utiliza el USUARIO:

• La fecha y hora de una solicitud.
• El modelo del dispositivo que hace la solicitud.
• El tipo y la versión del sistema operativo (por ejemplo, macOS o Microsoft Windows).
• El navegador que hace la solicitud (por ejemplo, Internet Explorer, Chrome o Firefox).
• La información de enrutamiento.
• La dirección IP.
• La ubicación geográfica del dispositivo.
• Los términos de búsqueda que introduce el usuario.
• Las URL que el dispositivo visitó recientemente.

El USUARIO tiene la capacidad de controlar cómo se envían estos datos. Por ejemplo, la mayoría de los navegadores permiten al USUARIO negarse a aceptar cookies, y muchos dispositivos móviles permiten desactivar el envío de información de ubicación. En algunos casos, realizar estas configuraciones podría disminuir el rendimiento de DENTY CLOUD o quizás lo hagan inoperable.

3. Utilizamos la información para los siguientes fines

• Funcionamiento, mantenimiento, gestión y administración de nuestros servicios.
• Creación de nuevas funciones y servicios.
• Brindar soporte a los usuarios.
• Solicitud de cita con un doctor.
• Envío de una cita o de otro recordatorio a otro usuario.
• Remisión de un caso médico.
• Envío de una receta o indicación médica.
• Envío de una solicitud de prueba a un laboratorio clínico.
• Envío de mensajes de correo electrónico de servicio y otro tipo de comunicación.

4. Encuestas de puntuación

De vez en cuando solicitamos a los pacientes clasificar nuestros centros dentales para ayudar a mejorar sus servicios.

5. Registros

Nuestros servicios permiten a los USUARIOS almacenar información personal y de salud (“Registros”), incluyendo registros que identifican a otras personas u otros USUARIOS.

Debe tener en cuenta que esta Política solo cubre la información que usted envíe a través de nuestros Servicios. Si se comunica o intercambia información con otro usuario en persona o a través de un medio distinto a nuestros Servicios, dicha actividad no está cubierta por esta Política.

6. Confidencialidad de la información de salud

Algunos de nuestros USUARIOS, como profesionales de la salud, están sujetos a las leyes y reglamentos de cada país que rigen el uso y divulgación de la información de salud que crean o reciben. En respeto y seguimiento de las leyes de cada país en relación con la privacidad de la información de los pacientes, nos prohibimos, entre otras cosas, el uso indebido de información de salud individualmente identificable. También nos obligamos a aplicar las medidas razonables y apropiadas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información médica personal que almacenamos.

7. Correos electrónicos de servicio y otras comunicaciones

El sistema permite a los USUARIOS comunicarse con otros a través de nuestros servicios de mensajería de correo, SMS y otros medios de comunicación electrónica. La información que se envía por o en nombre de un USUARIO se indica como “De” ese USUARIO. Las comunicaciones que envía DENTY CLOUD son identificadas como tales por uno de nuestros especialistas de cuenta o de apoyo asignado para ayudar al USUARIO.

Las comunicaciones transaccionales por correo electrónico, tales como solicitud y recordatorio de citas, el USUARIO acepta que no puede optar por dejar de recibirlas, a menos que decida dejar de ser USUARIO de nuestro servicio solicitando su baja a través de [email protected].

En caso de que los correos electrónicos enviados a los USUARIOS no sean mensajes principalmente transaccionales, se incluirá la posibilidad de optar por no recibir más mensajes. Si el USUARIO se inscribe para recibir correos de mercadeo o novedades de DENTY CLOUD, este tipo de correos incluirá la capacidad de optar por no recibirlos en el futuro.

Nuestros servicios pueden desplegar herramientas de participación (como cookies, web beacons y registros del servidor) en mensajes de correo salientes a usuarios y otras personas para recoger datos, y podemos usar proveedores que nos ayuden en el envío de estos correos.

Los correos electrónicos y otras comunicaciones de personas que no son USUARIOS de nuestros servicios, o que están siendo enviados en relación con las empresas, no están cubiertos por esta Política. Por ejemplo, cuando un USUARIO hace contacto con el departamento de recursos humanos de DENTY CLOUD con respecto a una oferta de trabajo. Del mismo modo, si cualquier persona nos envía ideas, sugerencias o propuestas en relación con nuestros servicios o productos por cualquier medio (por ejemplo, a través de la sección de Contacto, por correo electrónico u otros canales), tales sugerencias no se rigen por la presente Política.

8. Intercambio de información

No compartiremos la información personal y clínica que usted envíe, excepto en las siguientes circunstancias:

• Cuando usted decida compartir esa información de forma expresa a través de nuestros Servicios.
• No venderemos, alquilaremos ni intercambiaremos su información personal y clínica con terceros para fines promocionales o de marketing.
• No vendemos, alquilamos ni intercambiamos datos obtenidos de servicios de Google (Google user data) con terceros para ningún fin.
• En el caso de un proceso judicial, bajo solicitud expresa de un juzgado competente y siguiendo los caminos regulares provistos por la ley del país aplicable, y con la aprobación de los clientes afectados cuando corresponda.

9. Uso de datos obtenidos a través de los servicios de Google (Google API Services)

DENTY CLOUD se integra con servicios de Google (como Google Calendar, Gmail y Google Drive) para ofrecer funcionalidades específicas dentro de la plataforma. El uso que DENTY CLOUD hace de la información recibida de las APIs de Google se adhiere a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de la API de Google, incluyendo los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

9.1 Datos de Google que recopilamos

Cuando el USUARIO autoriza a DENTY CLOUD a conectarse con su cuenta de Google, podemos acceder, según los permisos (scopes) que el USUARIO autorice expresamente, a:

• Información básica del perfil (nombre, dirección de correo electrónico y foto de perfil).
• Eventos y disponibilidad de Google Calendar, para la sincronización de citas.
• Permisos para enviar correos a través de Gmail en nombre del USUARIO, para el envío de recordatorios y notificaciones de citas.
• Archivos de Google Drive seleccionados por el USUARIO, para adjuntar documentación clínica.

9.2 Cómo usamos los datos de Google

Los datos obtenidos de Google se utilizan exclusivamente para proveer y mejorar las funcionalidades de DENTY CLOUD solicitadas por el USUARIO, tales como:

• Sincronización bidireccional de citas con Google Calendar.
• Envío de recordatorios y notificaciones a pacientes vía Gmail.
• Adjuntar y consultar documentos almacenados en Google Drive.

9.3 Cómo almacenamos los datos de Google

Los tokens de acceso y la información mínima necesaria proveniente de Google se almacenan de forma cifrada en nuestros servidores en Amazon Web Services (AWS), ubicados en Estados Unidos. Aplicamos las mismas medidas de seguridad descritas en la sección 11 de esta política (SSL/HTTPS, control de acceso por perfil, auditoría de movimientos y respaldos cifrados).

9.4 Cómo compartimos los datos de Google

DENTY CLOUD no transfiere ni divulga datos obtenidos de Google a terceros, excepto:

• Cuando es estrictamente necesario para proveer o mejorar las funcionalidades solicitadas por el USUARIO.
• Cuando el USUARIO lo autoriza expresamente.
• Cuando es requerido por una orden judicial conforme a la ley aplicable.
• A proveedores de infraestructura (como Amazon Web Services) sujetos a obligaciones de confidencialidad equivalentes a las nuestras.

9.5 Restricciones de uso (Limited Use)

DENTY CLOUD NO utiliza ni transfiere datos de usuarios obtenidos de Google para ninguno de los siguientes fines:

• Publicidad dirigida, personalizada, basada en intereses o retargeting.
• Venta a data brokers, revendedores de información o terceros.
• Determinación de solvencia crediticia o fines de préstamo.
• Creación de bases de datos comerciales.
• Entrenamiento de modelos de inteligencia artificial o de aprendizaje automático.

Ningún ser humano en DENTY CLOUD lee los datos de Google del USUARIO, excepto: (i) con el consentimiento expreso del USUARIO; (ii) cuando sea necesario por razones de seguridad, como la investigación de abusos; (iii) para cumplir con la ley aplicable; o (iv) cuando los datos hayan sido agregados y anonimizados con fines internos.

9.6 Retención y eliminación de los datos de Google

DENTY CLOUD conserva los datos obtenidos de Google únicamente durante el tiempo necesario para proveer las funcionalidades contratadas por el USUARIO. El USUARIO puede:

• Revocar el acceso de DENTY CLOUD a su cuenta de Google en cualquier momento desde https://myaccount.google.com/permissions.

• Solicitar la eliminación de todos sus datos almacenados, incluidos los obtenidos de Google, escribiendo a [email protected]. Procesaremos la solicitud dentro de los 30 días siguientes a su recepción, salvo que la ley aplicable exija un período de retención mayor.

Una vez revocado el acceso o cerrada la cuenta, eliminamos o anonimizamos los datos obtenidos de Google dentro de un plazo razonable, salvo cuando estemos legalmente obligados a conservarlos.

10. Retención y eliminación de datos en general

DENTY CLOUD conserva la información personal y clínica del USUARIO durante el tiempo necesario para cumplir con los fines descritos en esta Política, así como para cumplir con las obligaciones legales, contables y regulatorias aplicables.

Cuando los datos ya no sean necesarios o cuando el USUARIO solicite su eliminación, procederemos a borrarlos o anonimizarlos de forma segura, salvo cuando una obligación legal exija un período de conservación mayor (por ejemplo, expedientes clínicos según la legislación sanitaria aplicable).

El USUARIO puede solicitar acceso, rectificación o eliminación de sus datos personales escribiendo a [email protected]. Atenderemos la solicitud dentro de los 30 días siguientes a su recepción.

11. Protección de nuestro servicio y de la información

DENTY CLOUD está protegido por medidas técnicas destinadas a resguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información sensible de nuestros USUARIOS. Sin embargo, ciertas normas nos obligan a investigar amenazas potenciales o sospechosas en nuestros servicios, o que pongan en riesgo la confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información que protegemos. En consecuencia, podemos conservar y usar información, incluyendo información personal y clínica, cuando de buena fe se utilice para detectar, prevenir y hacer frente a posibles o supuestos:

• Amenazas en nuestros servicios o en la confidencialidad, integridad o disponibilidad de cualquier información.
• Fraude y otras actividades ilegales o violaciones de nuestros Términos y Condiciones.
• Acciones para protegernos a nosotros mismos, a nuestros USUARIOS y a terceros.

11.1 Medidas de seguridad

La seguridad de nuestros servicios y de la información que almacenan, procesan y transmiten es una prioridad. Para prevenir el acceso no autorizado, mantener la integridad de los datos y asegurar el uso adecuado de la información, desplegamos una amplia gama de medidas físicas, técnicas y administrativas, incluyendo:

• Nuestro proveedor de infraestructura es Amazon Web Services (AWS).
• Nuestros servidores se encuentran en Estados Unidos, con réplica de nuestra base de datos cada hora en servidores espejo en otras partes del mundo y almacenamiento de respaldos cifrados.
• Toda nuestra plataforma cuenta con certificado Secure Socket Layer (SSL/HTTPS) para brindar mayor seguridad a nuestros clientes.
• Nuestra plataforma fue desarrollada en capas de usuarios, teniendo acceso cada perfil a datos diferentes; el administrador de la clínica dental decide a qué información tiene acceso cada perfil de usuario.
• Por defecto, la plataforma viene con cinco perfiles prediseñados, los cuales pueden ser modificados según cada necesidad.
• A cada usuario se le entrega un acceso privado con su nombre de usuario y contraseña, los cuales no deben ser compartidos con nadie. Internamente existe un proceso de auditoría donde se registra cada movimiento realizado por el usuario.
• Como política de acceso, cada clínica puede definir la hora y el día durante los cuales los perfiles de usuarios pueden acceder a la plataforma, brindando así una mayor protección de los datos registrados.
• Servidores de seguridad (firewalls), alertas del sistema e instalaciones de seguridad que restringen el acceso físico y de red.
• Evaluación periódica y mejora de nuestros sistemas de tecnología de la información, instalaciones y prácticas de recopilación, almacenamiento y procesamiento de información.
• Los tokens de autenticación y datos obtenidos de servicios de terceros (como Google) se almacenan cifrados y solo son accesibles por los procesos automatizados necesarios para proveer la funcionalidad solicitada por el USUARIO.

12. Medidas que puede tomar el USUARIO

Si detectamos alguna vulnerabilidad de seguridad o riesgo, podemos intentar notificarle y proporcionarle información sobre las medidas de protección que puede tomar. Hay, sin embargo, algunas precauciones que el USUARIO puede tomar para mejorar de forma proactiva la seguridad del sistema y reducir la probabilidad de que ocurra una divulgación no intencional de información personal:

• Instalar programas de detección de malware o antivirus.
• Utilizar un firewall para evitar el acceso no autorizado a su dispositivo.
• Utilizar una contraseña segura, combinando letras, números y símbolos que no sean fáciles de adivinar.
• No compartir su contraseña con otros.
• Si utiliza un dispositivo compartido, cerrar siempre todos los programas activos y cerrar la sesión antes de dejarlo desatendido.
• Evitar el uso de redes inalámbricas públicas.
• Si utiliza programas de intercambio de archivos, asegurarse de restringir el acceso a las carpetas o directorios sensibles.
• Tener mucho cuidado con cualquier correo electrónico que solicite compartir información personal. En las páginas web, buscar el símbolo de candado en la barra de direcciones del navegador, que indica un sitio seguro antes de proporcionar información personal.

El servicio de DENTY CLOUD se administra desde República Dominicana, con servidores ubicados en Estados Unidos de América (EE. UU.), y está destinado a los usuarios de habla hispana en el mundo. Si usted se encuentra fuera de Estados Unidos, tenga en cuenta que la información que nos envíe será transferida a EE. UU. Al utilizar nuestros servicios, usted autoriza esta transferencia.

DENTY CLOUD nunca le enviará correos que comprometan la seguridad del usuario; no solicitaremos contraseñas, nombres de usuario ni ninguna otra información asociada a la seguridad de la plataforma vía correo electrónico.

13. Cambios en la política

Trabajamos continuamente para mejorar nuestros servicios. Algunas de estas mejoras pueden cambiar esta Política. Publicaremos esos cambios junto con la fecha de efectividad en esta página, y si los cambios son significativos, proporcionaremos un aviso más prominente. Debido a que nuestra política puede cambiar en cualquier momento, le animamos a que la relea periódicamente para verificar si ha habido algún cambio que le afecte.

Para cualquier pregunta relacionada con la política de privacidad, puede escribirnos a [email protected] o a [email protected].